【記事の目的】話が長いことを改善したい人に対し、話を短くする具体的な対策を示し、話を短くできるようにするサポートをすること
【結論】相手の行動を促すために必要な情報だけ伝える。
【課題】話が長いと言われ、話を聞いてもらえない
上司に仕事の報告をするときに、「話が長くて何が言いたいかわからない。。。結局何がいいたいの？時間ないんだけど。」と言われてしまう方はいらっしゃるのではないでしょうか？
これって、かなりショックですよね。上司の時間も自分の時間も使ってしまった挙句、何も伝わっていない。さらに、自分の評価も下がってしまいます。こいつは要領を得ないやつだなと上司に思われてしまいます。
今日はその対策について話をしていこうと思います。
具体的に上司への報告の様子を見ていきます。
製品試験が予定より遅れてため、試験期間の延長を許可してもらうことを上司に報告するときの例を見ていきます。
「本日の試験の進捗についてご報告いたします。今日は、10項目の試験を予定しておりましたが、午前中に設備トラブルがあり、予定通り行きませんでした。今までにないトラブルで、復帰までに３時間かかってしまいました。設備に詳しい〇〇さんに聞きいてやっと、原因がわかりました。電源系のトラブルで部品交換をすることで解決しました。このトラブルは、今までにないトラブルなので、対応方法を文章にまとめておくと良いと思いました。午後から作業を再開しましたが、自分は作業にあまり慣れていないので時間がかかってしまい、10項目中４項目しか完了できておりません。明日は12時まで作業すれば終わると思います。明日も作業してよろしいでしょうか？」
話が長過ぎ、結論が出てくるのも遅い、これでは、上司も苛立ってしまいますね。
【要因】目的と関係ない余分な情報を混入しているから
要因の一つはこちら。余分な情報を混入しているからですね。
先ほど例の目的は、「試験を延長することを上司に了承してもらう」こととすると、必要な情報は、
１）現状 本日10件の試験をする予定だったが、4件しか終わっていない
２）対応 明日12時まで作業すれば試験完了できる。次の工程に影響なし
３）遅れの要因 設備の電源トラブル。部品交換により解決ずみ。
ですね。
不要な情報と、不要な情報を話してしまった心境は下記でしょうか。
１）〇〇さんに聞いて問題を解決した 心境：試験が遅れた言い訳。〇〇さんでないと解決できなかったと言いたい。
２）対応方法を手順書にまとめておく提案 心境：試験が遅れた代わりに何か挽回しないければという思い
３）自分が作業に慣れていない 心境：言い訳
どうしても、自分が作業を遅れてしまったということに対し、言い訳をしたくなっちゃうんですよね。（自分でも心当たりがありすぎて胸が痛い。。。）
【対策】相手の行動を促す情報だけを伝える
相手の行動（試験を延長することを上司に了承してもらう）を促す情報だけ伝えましょう。
必要な情報だけ抜き出して、結論前出しで文章を作り直してみます。
「本日の試験の進捗についてご報告いたします。申し訳ありませんが、本日予定していた10件中４件しか完了できておりません。そのため、明日、12時まで作業を続けさせていただけないでしょうか？12時に試験が終われば、明日の午後データ整理を完了でき、明日からの次工程へは影響ありません。作業が遅れた要因は、設備の電源トラブルであり、対策完了しており、直近で再発の心配はありません。本日午後は問題なく作業ができておりましたので、明日は問題なく作業を完了できると考えております。明日の12時まで作業を続けて良いでしょうか？」
これを聞くと上司は、なるほどね。遅れているけど、次工程に影響ないなら大丈夫か。それにトラブルも解決しているから、これ以上遅れる心配もなさそうだな。このまま任せて大丈夫そうだな。と思ってくれて、了承してくれるでしょう。
仕事の遅れを上司に報告するときは、自分の評価を落とすことを恐れて言い訳を混ぜてしまいがちです。
ただし、上司はすぐ気付きます。上司じゃなくても気付きます。人間そういうところには敏感ですからね。言い訳したい衝動を自分が持っていることに気づき、冷静に対応しましょう。
最後に結論をもう一度。
【結論】相手の行動を促すために必要な情報だけ伝える。
以上、参考になれば嬉しいです。